Prompts für Unternehmen: 14 fertige Vorlagen für ChatGPT und Gemini

Die meisten beginnen mit ChatGPT oder Gemini auf dieselbe Weise: Sie tippen „Schreib einen Post über unser Unternehmen“ und bekommen einen Text, der zu jedem Unternehmen in Polen passt. Das liegt nicht am Tool. Das Modell weiß nicht, womit Sie sich beschäftigen, wer Ihre Kundschaft ist und in welchem Ton Sie schreiben, also rät es.

Unten finden Sie Prompts für Unternehmen, die Sie sofort kopieren können: von der Leistungsbeschreibung über die Antwort auf eine Bewertung und die E-Mail mit Angebot bis zum Themenplan für einen Monat. Dazu Regeln für eigene Prompts, eine Liste der Dinge, die Sie nicht einfügen sollten, und eine Methode, Fakten zu prüfen. Die Prompts funktionieren in ChatGPT und in Gemini. Die Einstellungen beschreibe ich nach den Hilfeseiten von OpenAI und Google von Ende Oktober 2026.

Vier Elemente eines guten Prompts

Google nennt im Leitfaden Grundlagen für das Schreiben von Prompts vier Elemente: Persona (also die Rolle, die die KI einnehmen soll), Aufgabe, Kontext und Format. Nicht jeder Prompt braucht alle, aber je mehr davon Sie angeben, desto weniger Korrekturen. OpenAI rät Nutzenden von ChatGPT Ähnliches: klar, konkret und mit Kontext.

Das fünfte Element ist ein Beispiel. Fügen Sie einen eigenen älteren Text ein, der Ihnen gefallen hat, und ergänzen Sie „schreib in diesem Stil“. Ein Beispiel zeigt den Ton besser als die längste Beschreibung.

Statt „Schreib einen Post über Terrassen“ geben Sie ein:

Rolle: Texter eines lokalen Bauunternehmens. Aufgabe: Schreib einen Facebook-Post über die Montage von Terrassen aus WPC-Dielen. Kontext: Unternehmen aus Masuren, die Kundschaft sind Besitzer von Häusern und Ferienhäusern, die Montagen starten im April. Format: bis 80 Wörter, einfache Sprache, eine Frage am Ende, keine Emojis.

Wenn das Ergebnis nicht passt, fangen Sie nicht von vorn an: Schreiben Sie im selben Chat „kürzer“ oder „menschlicher“. Solches schrittweises Nachbessern empfehlen OpenAI und Google.

Prompt Nr. 1: die Unternehmensbeschreibung, die Sie einmal eingeben

Bevor Sie die übrigen Prompts nutzen, bereiten Sie eine kurze Beschreibung Ihres Unternehmens vor. Sie fügen sie am Anfang des Chats ein oder speichern sie dauerhaft: in ChatGPT als benutzerdefinierte Anweisungen in den Personalisierungseinstellungen oder als Projektanweisungen, in Gemini als Gem (eigener Assistent mit gespeicherten Anweisungen). Laut der OpenAI-Hilfe sind benutzerdefinierte Anweisungen in allen Tarifen verfügbar und können im kostenlosen Tarif bis zu 1500 Zeichen lang sein.

1. Unternehmensbeschreibung für die KI Ich führe ein Unternehmen [Art, z. B. für Renovierungen] in [Ort und Umgebung]. Ich biete an: [3–5 Leistungen]. Meine Kundschaft sind [wer, z. B. Hausbesitzer]. Was uns auszeichnet: [2–3 konkrete Punkte, z. B. Termin, Garantie]. Unsere Kundschaft sprechen wir mit „Sie“ an, ruhig und sachlich, ohne die Wörter „der beste“ und „professionell“. Erfinde keine Preise, Termine oder Garantien: Wenn du sie nicht kennst, setze [ZU ERGÄNZEN] ein. Wenn etwas fehlt, stell mir vor dem Schreiben eines längeren Textes bis zu 3 Fragen.

Die letzten beiden Sätze begrenzen das Erfinden und sorgen dafür, dass die KI nachfragt, statt zu raten. Achtung: OpenAI weist darauf hin, dass der Inhalt der Anweisungen zur Verbesserung der Modelle genutzt werden kann, wenn Sie das nicht abschalten. Schreiben Sie also nichts Vertrauliches in die Unternehmensbeschreibung.

Prompts für Website und Google-Bewertungen

2. Leistungsbeschreibung für die Website Rolle: Texter für Firmenwebsites. Aufgabe: Schreib einen Text für die Unterseite der Leistung [Name]. Kontext: [3–5 Fakten: Umfang, Ausführungsdauer, Einsatzgebiet, was die Kundschaft vorbereiten muss]. Format: Überschrift, Einleitungsabsatz, Liste „Was die Leistung umfasst“, 4 Schritte der Zusammenarbeit, Aufforderung zur Kontaktaufnahme. 250–350 Wörter, keine Versprechen über die genannten Fakten hinaus.

3. FAQ für die Website Hier sind Fragen, die uns die Kundschaft am Telefon und per E-Mail stellt: [5–10 Fragen ohne Kundendaten]. Mach daraus einen FAQ-Bereich: die Frage in den Worten der Kundschaft, die Antwort in 2–3 Sätzen. Wo die Antwort von unseren Preisen oder Regeln abhängt, setze [ZU ERGÄNZEN] ein.

Die besten FAQ entstehen aus echten Fragen, nicht aus der Fantasie der KI.

In den Prompts für Bewertungen habe ich die Tipps von Google für das Unternehmensprofil berücksichtigt: knapp und höflich, nicht wie ein Verkäufer, mit dem Eingeständnis von Fehlern und ohne private Informationen über die Person, die die Bewertung geschrieben hat.

4. Antwort auf eine positive Bewertung Schreib eine Antwort auf diese Google-Bewertung: „[Text der Bewertung]“. Bis 50 Wörter, herzlich, greif ein konkretes Detail aus der Bewertung auf. Keine Rabatte und keine Werbung, keine Einzelheiten zum Auftrag, die nicht in der Bewertung stehen. Gib 2 Versionen.

5. Antwort auf eine kritische Bewertung Schreib eine ruhige Antwort auf diese Google-Bewertung: „[Text der Bewertung]“. Fakten aus unserer Sicht: [2–3 Sätze]. Gib zu, was schiefgelaufen ist, streite nicht, gib keine Kundendaten und keine Einzelheiten zum Auftrag preis und lade zum Kontakt unter [Telefon oder E-Mail des Unternehmens] ein. Bis 80 Wörter.

Weitere Vorlagen finden Sie im Ratgeber Auf Google-Bewertungen antworten: 8 Vorlagen für Lob und Kritik. Lesen Sie die Antwort der KI vor der Veröffentlichung: Das Modell kann eine Tatsache hinzufügen, die nicht im Prompt stand.

Prompts für E-Mails und Angebote

6. E-Mail mit Angebot Rolle: Vertrieb in einem Unternehmen [Branche]. Aufgabe: Schreib eine E-Mail mit einem Angebot. Daten: Umfang [Liste der Arbeiten], Preis [netto und brutto], Termin [Datum], Gültigkeit des Angebots [Anzahl Tage], was der Preis nicht umfasst [Liste]. Format: kurze Einleitung mit Bezug auf das Gespräch, Angebot in Stichpunkten, ein Satz zum nächsten Schritt. Bis 150 Wörter, höflich, ohne Druck. Ändere keine einzige Zahl.

7. Erinnerung nach dem Angebot Die Kundschaft hat das Angebot am [Datum] erhalten und nicht geantwortet. Schreib eine Erinnerung mit bis zu 60 Wörtern: Frag, ob das Angebot angekommen ist und ob etwas erklärt werden muss. Ohne Druck und ohne „letzte Chance“.

8. Schwierige E-Mail in ruhigem Ton Hier ist mein Entwurf einer Antwort auf eine Reklamation: [Entwurf ohne Kundendaten]. Schreib ihn ruhiger und kürzer um. Behalte alle Fakten und Termine, entferne Emotionen und Sarkasmus. Liste am Ende auf, was entfernt wurde und warum.

9. Zusammenfassung eines langen E-Mail-Verlaufs Hier ist ein E-Mail-Verlauf mit einem Kunden, die Namen sind durch „Kunde A“ ersetzt: [Verlauf]. Liste auf: was wir vereinbart haben, was offen ist, wer etwas tun muss und bis wann. Höchstens 8 Punkte.

Vorlagen für Antworten auf Anfragen beschreibe ich auch im Ratgeber Antwort auf eine Angebotsanfrage: Vorlagen und Erinnerungen.

Social Media und Themenplan

10. Social-Media-Post Rolle: Person, die das Profil eines lokalen Unternehmens betreut. Aufgabe: Schreib 3 Versionen eines Posts über [Thema, z. B. ein Projekt, eine neue Leistung]. Kontext: [2–3 Fakten: Ort, Arbeitsdauer, Material]. Format: jede bis 70 Wörter; Version 1 sachlich, Version 2 mit einer Frage an die Lesenden, Version 3 mit einem Tipp. Unter dem Text 3 Hashtags.

11. Themenplan für einen Monat Erstelle einen Plan für 8 Posts im [Monat] für das oben beschriebene Unternehmen. Berücksichtige Saison und Termine: [z. B. Feiertage, Saisonbeginn]. Format: Tabelle mit den Spalten Datum, Thema, Ziel (Vertrauen, Verkauf, Tipp), welches Foto aufgenommen werden soll, ein Satz als Teaser. Die Themen sollen sich aus Fragen der Kundschaft und aus Projekten ergeben, nicht aus allgemeinen Schlagworten.

Ein Text aus der KI ist ein Entwurf. Ergänzen Sie, was das Modell nicht weiß: ein Foto vom Projekt, den Ort, eine Geschichte von der Baustelle. Wann KI-Inhalte gekennzeichnet werden müssen, erkläre ich im Ratgeber KI-Inhalte auf der Website kennzeichnen: Art. 50 AI Act in der Praxis.

Vertragszusammenfassung: nur mit Warnhinweis

KI zieht aus einem langen Dokument schnell Fristen und Pflichten heraus, kann aber nicht beurteilen, was daraus rechtlich folgt. Dieser Prompt hilft, sich auf ein Gespräch mit einer Rechtsberatung oder dem Vertragspartner vorzubereiten, nicht, eine Entscheidung zu treffen.

12. Vertragszusammenfassung Hier ist ein Vertrag [Art], aus dem die Namen der Parteien, Adressen und Beträge entfernt wurden: [Text]. Liste in Stichpunkten auf: meine Pflichten, die Pflichten der anderen Partei, Fristen, Vertragsstrafen, Kündigungsbedingungen, automatische Verlängerung. Gib bei jedem Punkt die Nummer des Paragrafen an. Liste unklare oder ungewöhnliche Klauseln gesondert auf. Bewerte nicht, ob der Vertrag vorteilhaft ist.

Drei Regeln:

• Entfernen Sie die Daten der Parteien, Beträge und alles, woran sich der Vertragspartner erkennen lässt. Prüfen Sie auch, ob eine Vertraulichkeitsklausel es verbietet, den Vertrag Dritten zu zeigen.
• Prüfen Sie jeden Punkt im Original. Deshalb verlangt der Prompt die Nummern der Paragrafen. Die KI kann eine Klausel übersehen oder der falschen Partei zuordnen.
• Das ist keine Rechtsberatung. Eine Zusammenfassung der KI ersetzt keine Rechtsberatung, vor allem nicht bei Miete, Leasing oder einem großen Auftrag. Dieser Text beschreibt den Stand vom 7. November 2026 und ist ebenfalls keine Rechtsberatung.

Was Sie nicht einfügen sollten und wie Sie das Ergebnis prüfen

Die einfachste Regel: In den Chat gehören weder personenbezogene Daten der Kundschaft (Vor- und Nachname, Telefonnummer, Adresse, E-Mail-Adresse, Inhalt ihrer E-Mails) noch Geschäftsgeheimnisse: Margen, Großhandelspreise, Passwörter, vertrauliche Verträge. Ersetzen Sie Daten durch „Kunde A“ und „Firma X“ und setzen Sie die echten erst im fertigen Text ein. Google schreibt in den Datenschutzhinweisen zu Gemini-Apps, dass manche Chats von geschulten Prüfern gelesen werden, und bittet darum, keine vertraulichen Informationen einzugeben (für geschäftliche Konten können andere Bedingungen gelten). Regeln für das Team habe ich im Ratgeber Richtlinie zur KI-Nutzung im Unternehmen: Muster auf 1 Seite beschrieben.

Auch ein temporärer Chat hilft. Laut OpenAI landet ein solcher Chat in ChatGPT weder im Verlauf noch im Training der Modelle, kann aber aus Sicherheitsgründen bis zu 30 Tage gespeichert werden. In Gemini werden temporäre Chats 72 Stunden gespeichert und ebenfalls nicht zum Training genutzt. Das ersetzt keinen Firmentarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag, über den ich im Ratgeber ChatGPT oder Gemini für Unternehmen schreibe.

Das zweite Problem sind Fakten. OpenAI warnt im Artikel Sagt ChatGPT die Wahrheit?, dass das Modell falsche Daten und Fakten nennen, ein Zitat, eine Studie oder eine Quelle erfinden und dabei überzeugt klingen kann. OpenAI rät, die Antwort als ersten Entwurf zu behandeln und nicht als endgültige Quelle. Google schreibt dasselbe über Gemini: Prüfen Sie vor der Verwendung, ob das Ergebnis zutreffend und wahr ist. Verwenden Sie vor dem Versand eines Textes diesen Prompt:

13. Liste der zu prüfenden Punkte Liste aus diesem Text alle Aussagen auf, die vor der Veröffentlichung geprüft werden müssen: Zahlen, Preise, Daten, Vorschriften, Namen von Unternehmen und Produkten, Versprechen (Garantie, Termin). Schreib bei jeder dazu, wo man sie prüfen kann. Korrigiere nichts.

14. Verbessere meinen Prompt Hier ist ein Prompt, den ich verwende: [Prompt]. Zeig, was darin nach dem Schema Rolle, Aufgabe, Kontext, Format fehlt. Schlag eine verbesserte Version vor, und wenn Angaben fehlen, stell mir Fragen.

Prüfen Sie die Punkte der Liste an der Quelle: Preise in Ihrer eigenen Preisliste, Vorschriften auf den Websites der Behörden, Produktdaten beim Hersteller.

Zusammenfassung

Ein guter Prompt hat Rolle, Aufgabe, Kontext und Format, am besten noch ein Beispiel Ihres Textes. Speichern Sie die Unternehmensbeschreibung einmal, nutzen Sie die Prompts oben, fügen Sie keine Kundendaten ein und prüfen Sie Fakten vor dem Versand. Ein Text aus der KI ist ein Entwurf, den Sie fertigstellen.

Wenn KI in Ihrem Unternehmen mehr leisten soll als Schreiben im Chat, schreiben Sie mir. Im Rahmen der Leistung KI im Unternehmen einführen (ab 3.900 PLN netto) prüfe ich, wo KI Gewinn bringt, und schule das Team. Wenn Daten das Unternehmen nicht verlassen dürfen, installiere ich ein lokales KI-Modell auf Ihrem Computer oder Server. Und wenn Sie lieber fertige Texte für die Website möchten, schreibe ich sie für Sie und prüfe jede Tatsache.