KI-Notizen aus Meetings: DSGVO und Einwilligung der Teilnehmenden

Nach einer Stunde Gespräch mit einem Kunden weiß kaum noch jemand, wer bis Freitag was erledigen sollte. Ein Notizassistent in Google Meet, Teams oder Zoom hält das für Sie fest: Transkript, Zusammenfassung und Liste der Vereinbarungen. Das Problem: Zusammen mit der Notiz entsteht oft eine Aufnahme oder ein Transkript, darin stecken Kundendaten, und Sie müssen wissen, wo das alles landet.

In diesem Ratgeber zeige ich, was solche Tools einer kleinen Firma bringen, wie Sie sie DSGVO-konform einrichten und was Sie den Teilnehmenden zu Beginn des Meetings sagen. Sie finden hier einen fertigen Hinweis zum Kopieren. Stand: 8. November 2026; Funktionen und Tarife der Anbieter ändern sich oft, prüfen Sie Details daher in deren Dokumentation.

Was Notizassistenten einer kleinen Firma bringen

Der größte Vorteil ist Zeitersparnis nach dem Meeting und weniger Streit nach dem Motto „Das hatten wir doch so vereinbart“. Ein Assistent erledigt meist drei Dinge:

• Transkript, also eine wörtliche Mitschrift des Gesprächs,
• Zusammenfassung der wichtigsten Punkte,
• Aufgabenliste mit Verantwortlichen und Terminen.

Für einen Dienstleistungsbetrieb ist das nützlich bei Angeboten, Abnahmen, Gesprächen mit Subunternehmern und Teambesprechungen. Für eine Praxis oder eine Kanzlei ist das schon ein Thema, das große Vorsicht verlangt, dazu weiter unten.

Denken Sie an eines: KI macht Fehler. Sie verdreht Namen, Beträge und Daten und ergänzt manchmal eine Vereinbarung, die es nie gab. Lesen Sie die Notiz immer, bevor Sie sie an Kunden schicken.

Welche Tools zur Auswahl stehen

Es gibt zwei Arten von Lösungen: in die Videokonferenz-App eingebaute und separate Apps, die dem Meeting als zusätzlicher Teilnehmer „beitreten“.

Tarife und Funktionsnamen prüfen Sie beim Anbieter, denn sie ändern sich schnell. Eingebaute Tools haben meist einen Vorteil: Die Daten bleiben bei einem Anbieter, mit dem Sie ohnehin einen Vertrag haben. Separate Apps sind manchmal bequemer, bringen aber ein weiteres Unternehmen ins Spiel, das die Stimmen Ihrer Kunden verarbeitet.

Wo Aufnahme und Transkript landen

Bevor Sie den Assistenten einschalten, beantworten Sie für sich fünf Fragen:

1. Wo wird die Datei gespeichert (Konto der organisierenden Person, gemeinsames Laufwerk, Server des Anbieters)?
2. Wer hat Zugriff darauf: nur die organisierende Person, das ganze Team, jeder mit dem Link?
3. Wie lange bleibt die Datei liegen, und lässt sie sich automatisch löschen?
4. Nutzt der Anbieter Meeting-Inhalte zum Training von Modellen? Die Antwort finden Sie in den Kontoeinstellungen und den Nutzungsbedingungen.
5. In welchem Land stehen die Server, und auf welcher Grundlage dürfen Daten außerhalb der EU übermittelt werden?

Bei Firmenkonten ändert die Administration die meisten dieser Einstellungen. Nutzt jemand in der Firma ein privates, kostenloses Konto für Meetings mit Kunden, ist das das größte Risiko: Niemand hat es unter Kontrolle.

DSGVO: Was Sie tun müssen

Stimme und Aussagen Ihres Gegenübers sind personenbezogene Daten. Wenn Sie sie aufnehmen und speichern, sind Sie im Sinne der DSGVO für diese Daten verantwortlich. In der Praxis geht es um drei Dinge.

Informieren Sie die Teilnehmenden

Die DSGVO verlangt, dass eine Person weiß, dass ihre Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck und wie lange (Art. 13 DSGVO). Bei Meetings geht das am einfachsten zu Beginn des Gesprächs, und einen dauerhaften Hinweis ergänzen Sie in der Datenschutzerklärung und in den Einladungen.

Schließen Sie mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab

Wenn der Anbieter des Tools Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag. In den Business-Tarifen großer Anbieter ist er meist in den Bedingungen oder im Admin-Bereich verfügbar. Bei kostenlosen privaten Konten fehlt er oft, nutzen Sie diese daher nicht für Gespräche mit Kundendaten.

Begrenzen Sie Datenmenge und Speicherdauer

Die Grundsätze der Datenminimierung und der Speicherbegrenzung (Art. 5 DSGVO) besagen, dass Sie nur das Nötige aufbewahren und nicht länger als erforderlich. Eine Notiz mit den Vereinbarungen reicht meist aus, die Aufnahme können Sie nach einigen Wochen löschen. Eine beispielhafte Frist, etwa 30 Tage, ist Ihre Entscheidung, keine gesetzliche Vorgabe.

Ob Ihnen ein berechtigtes Interesse genügt oder eine Einwilligung nötig ist, hängt vom Zweck und von den Umständen ab. Fragen Sie im Zweifel einen Anwalt oder den Datenschutzbeauftragten.

Gespräche mit Kunden aufzeichnen

Ein Gespräch aufzuzeichnen, an dem Sie selbst teilnehmen, ist etwas anderes als Abhören. Trotzdem gilt: Sagen Sie es Ihrem Gegenüber vorher. Das ist fair, schützt Ihr Image und hilft, die DSGVO einzuhalten. Widerspricht jemand, schalten Sie die Aufnahme aus und machen Notizen von Hand.

Einige praktische Regeln:

• weisen Sie zu Beginn auf die Aufnahme hin, nicht mitten im Meeting,
• fragen Sie nach dem Einverständnis Ihres Gegenübers, wenn es um sensible Themen geht,
• zeichnen Sie keine Meetings auf, in denen Gesundheits- oder Finanzdaten oder Passwörter zur Sprache kommen, wenn Sie dafür keine solide Grundlage haben,
• schicken Sie das vollständige Transkript nicht ohne Not an Personen, die nicht am Gespräch teilgenommen haben.

Denken Sie bei Meetings mit Kunden aus dem Ausland daran, dass die Vorschriften in deren Ländern anders sein können. Wenn Sie unsicher sind, bitten Sie um eine ausdrückliche Einwilligung.

Berufsgeheimnis

Wenn Sie eine Kanzlei, eine Arztpraxis, ein Steuerberatungsbüro oder ein anderes Geschäft mit beruflicher Schweigepflicht führen, ist die Sache ernster. Eine Aufnahme in die Cloud zu schicken heißt, Informationen an Dritte weiterzugeben. Prüfen Sie die Vorschriften Ihres Berufs und die Empfehlungen Ihrer Berufskammer, bevor Sie den Assistenten in einem Gespräch mit Kunden oder Patienten einschalten.

Die ruhigere Option sind Tools, die auf Ihrer eigenen Hardware laufen. Darüber schreibe ich im Ratgeber zum lokalen KI-Modell im Unternehmen: Die Daten verlassen die Firma nicht.

Fertiger Hinweis für den Beginn des Meetings

Sagen Sie ihn laut und fügen Sie ihn in die Einladung oder den Meeting-Chat ein:

Guten Tag. In diesem Meeting nutzen wir einen KI-Assistenten, der das Gespräch aufzeichnet und eine Notiz mit den Vereinbarungen erstellt. Wir verwenden sie nur für unsere eigene Dokumentation und löschen die Aufnahme nach 30 Tagen. Wenn jemand nicht aufgezeichnet werden möchte, sagen Sie bitte Bescheid, dann schalte ich die Aufnahme aus und mache Notizen von Hand.

Version für die Einladung per E-Mail:

Das Meeting wird aufgezeichnet, Transkript und Notiz erstellt ein KI-Assistent. Einzelheiten zur Datenverarbeitung finden Sie in unserer Datenschutzerklärung. Wenn Sie mit der Aufzeichnung nicht einverstanden sind, schreiben Sie uns bitte vor dem Meeting.

Informationspflichten zu KI-Assistenten können sich auch aus dem AI Act ergeben, bei Meeting-Notizen betreffen sie aber vor allem Tools, mit denen man wie mit einem Chatbot spricht. Mehr zu dieser Vorschrift schreibe ich im Ratgeber zum Kennzeichnen von KI-Inhalten auf der Website.

Checkliste vor dem ersten Einsatz

• Firmenkonto, kein privates.
• Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter gelesen und gespeichert.
• Training von Modellen mit Meeting-Inhalten abgeschaltet (sofern der Anbieter diese Option bietet).
• Festgelegte Aufbewahrungsfrist für Aufnahmen und eine Person, die sie löscht.
• Hinweis für den Meeting-Beginn bereit zum Einfügen.
• Regel: Ein Mensch liest die KI-Notiz immer vor dem Versand.
• Regel: Aufnahmen liegen nicht auf gemeinsamen Laufwerken, die allen zugänglich sind.

Halten Sie die Regeln für das ganze Team auf einer Seite fest. Ein Muster finden Sie im Ratgeber zur Richtlinie zur KI-Nutzung im Unternehmen.

Zusammenfassung

Ein Notizassistent spart Zeit, doch mit ihm kommen Aufnahmen oder Transkripte von Kundengesprächen in die Firma. Nutzen Sie ein Firmenkonto, schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab, sagen Sie den Teilnehmenden, dass Sie aufzeichnen, und bewahren Sie Aufnahmen nur kurz auf. Unterliegen Sie einem Berufsgeheimnis, prüfen Sie zuerst die Vorschriften Ihres Berufs.

Wenn Sie in Ihrer Firma einen Assistenten mit Regeln für das Team einführen oder Notizen mit CRM und E-Mail verbinden möchten, schreiben Sie mir. Ich helfe Ihnen einzuschätzen, wo KI im Unternehmen echten Nutzen bringt, und um den Rest kümmert sich die Prozessautomatisierung. Ich antworte innerhalb von 24 Stunden.