KSeF 2027 для самых маленьких компаний: что подготовить в декабре

С 1 января 2027 г. заканчивается последний переходный период в KSeF (Krajowy System e-Faktur, национальная система электронных счетов-фактур Польши). Компании, которые в 2026 г. выставляли другим компаниям счета-фактуры на небольшие суммы, могли ещё делать это по-старому: в программе, в текстовом редакторе или на бумаге. С нового года каждый счёт-фактура для компании создаётся в KSeF, в том числе у индивидуального предпринимателя (jednoosobowa działalność gospodarcza) с несколькими счетами-фактурами в месяц.

Хорошая новость: для нескольких счетов-фактур в месяц платная программа не нужна, а подготовка займёт полдня. Ниже я собираю, кого касается срок, какие бесплатные инструменты даёт Министерство финансов Польши (Ministerstwo Finansów) и что сделать в декабре, чтобы выставить первый счёт-фактуру в январе без нервов. Описываю состояние на 30 октября 2026 г. на основе сайтов Министерства финансов и Сейма. Это не налоговая консультация: свою ситуацию подтвердите у бухгалтера.

Кого касается срок 1 января 2027 г.

До конца 2026 г. переходная норма (ст. 145m закона о НДС, ustawa o VAT) позволяет выставлять счета-фактуры вне KSeF, если общая стоимость продаж с НДС, оформленных такими счетами-фактурами, в данном месяце не превышает 10 000 зл. С 1 января 2027 г. это исключение исчезает. Министерство финансов прямо пишет, что с этого дня KSeF обязательна для всех предпринимателей. Это касается и компаний, освобождённых от НДС, если они выставляют счета-фактуры другим компаниям.

Как считать лимит, согласно разъяснениям на сайте KSeF:

• Вы считаете суммы с НДС, отдельно за каждый месяц, по дате выставления счёта-фактуры, а не по дате продажи,
• учитываете только счета-фактуры, которые без этого исключения должны были бы попасть в KSeF, то есть на практике счета-фактуры для компаний,
• не учитываете счета-фактуры для частных лиц, продажи, оформленные только чеком, счета-фактуры из кассового аппарата и чеки с NIP (польский налоговый номер) на сумму до 450 зл.

Пример: электрик выставляет в ноябре три счёта-фактуры для компаний по 3 000 зл с НДС, а частным клиентам выдаёт чеки. У него 9 000 зл, значит, он укладывается в лимит. Если четвёртый счёт-фактура для компании в том же месяце поднимет сумму до 12 000 зл, именно этот счёт-фактура и все последующие должны быть созданы в KSeF. Более слабый декабрь ничего не отменяет: после превышения лимита Вы остаётесь в KSeF.

Что меняется с января, а что остаётся

Главный вывод для небольшой компании: продажи частным лицам Вы оформляете так же, как раньше. KSeF касается счетов-фактур для компаний. Большинство счетов-фактур от Ваших поставщиков уже сегодня попадает в KSeF, поэтому туда стоит заглядывать, даже если Вам самим ещё не нужно выставлять в ней счета-фактуры.

Штрафы: что известно на 30 октября 2026 г.

Согласно действующим сегодня нормам, денежные штрафы за ошибки в KSeF (ст. 106ni закона о НДС) должны применяться с 1 января 2027 г. 20 октября 2026 г. правительство приняло законопроект, который переносит их на 1 января 2028 г., о чём сообщило Министерство финансов. Законопроект поступил в Сейм как документ (druk) № 3245 и 21 октября прошёл первое чтение. 30 октября законопроект находился в сеймовой Комиссии по государственным финансам и ещё не стал законом. Ближайшее заседание Сейма запланировано на 5–6 ноября, поэтому проверьте, на каком он этапе.

Две вещи известны точно, независимо от судьбы законопроекта:

• обязанность остаётся: отсрочка касается штрафов, а не самой KSeF,
• налоговая отреагирует: в обосновании законопроекта правительство сообщает, что налоговые инспекции (urzędy skarbowe) сначала напомнят об обязанности, а затем могут проверить, не приводит ли отсутствие KSeF к недобросовестному расчёту НДС.

Поэтому не советую планировать январь под лозунгом «штрафов же нет». Лучше подготовиться в декабре, когда ошибка ничего не стоит.

Бесплатные инструменты Министерства финансов

Для нескольких счетов-фактур в месяц достаточно бесплатных приложений. На сайте KSeF министерство перечисляет три:

1. Aplikacja Podatnika KSeF (приложение налогоплательщика в браузере, по адресу ap.ksef.mf.gov.pl): выставление, получение и просмотр счетов-фактур и корректировок, скачивание их в XML и PDF, предоставление прав доступа, счета-фактуры из режима офлайн и QR-коды. Есть также версия Demo для тренировки.
2. Мобильное приложение KSeF (Aplikacja mobilna KSeF, в Google Play и App Store): выставление счетов-фактур и корректировок, список покупателей и банковских счетов, поиск счетов-фактур, режим офлайн. Первый вход через login.gov.pl (государственная система входа), затем PIN или биометрия.
3. e-mikrofirma в e-Urząd Skarbowy (электронной налоговой службе): выставление счетов-фактур в KSeF и получение счетов-фактур на покупки прямо в реестр НДС, без переписывания. Вход выполняется через login.gov.pl или mObywatel (государственное приложение с цифровыми документами), а не только по налоговым данным.

Как выбрать? Если Вы выставляете счета-фактуры с телефона, в разъездах, начните с мобильного приложения. Если реестр НДС Вы ведёте самостоятельно в e-Urząd Skarbowy, удобнее всего будет e-mikrofirma. Если у Вас уже есть программа для счетов-фактур или онлайн-бухгалтерия, спросите поставщика, отправляет ли она счета-фактуры в KSeF. Тогда меняется только способ входа.

Если Ваша программа подключается к KSeF с помощью токена, спросите также о сертификате KSeF. На странице Aplikacja Podatnika министерство по-прежнему указывает, что токены можно генерировать до 31 декабря 2026 г. Однако в вопросах и ответах о KSeF оно уже пишет, что оставит токены бессрочно и изменит для этого распоряжение (rozporządzenie). До этого изменения лучше иметь запас.

План на ноябрь и декабрь в 7 шагах

1. Посчитайте лимит за последние месяцы. Вместе с бухгалтером проверьте, не превысили ли в 2026 г. продажи по счетам-фактурам для компаний уже 10 000 зл в каком-либо месяце. Если да, KSeF обязательна для Вас уже сейчас, а не с января.
2. Проверьте, можете ли Вы войти в систему. У индивидуального предпринимателя права владельца есть автоматически, а вход выполняется через login.gov.pl: mObywatel, интернет-банк, e-dowód (электронное удостоверение личности) или Profil Zaufany (доверенный профиль для госуслуг). Юридическое лицо (spółka) без квалифицированной электронной печати подаёт уведомление ZAW-FA через e-Urząd Skarbowy или через e-Doręczenia (система электронной доставки официальной корреспонденции; с 2026 г. не через платформу ePUAP). Если у Вас ещё нет адреса для e-Doręczenia, я описываю это в статье об обязанности e-Doręczenia.
3. Предоставьте права доступа. В Aplikacja Podatnika дайте доступ бухгалтерскому бюро и человеку, который выставляет счета-фактуры. Не оставляйте всё выставление счетов-фактур на одном телефоне одного человека.
4. Сделайте пробу в версии Demo. Выставьте счёт-фактуру, корректировку и счёт-фактуру с двумя ставками НДС. Demo работает как настоящая система, но счета-фактуры не имеют юридических последствий. Однако министерство напоминает, что компания с NIP, указанным в таком счёте-фактуре, даже выдуманным, может получить доступ к его данным. Поэтому в пробных счетах-фактурах не указывайте настоящие данные клиентов или конфиденциальную информацию.
5. Приведите данные в порядок. Внесите свои данные и номер счёта, а затем постоянных клиентов с правильным NIP и полным названием. Это важнее, чем раньше: в KSeF покупатель больше не выставит корректирующую ноту (nota korygująca), поэтому каждую ошибку Вы исправляете корректирующим счётом-фактурой.
6. Решите, как клиент получит счёт-фактуру. Компания из Польши найдёт его в KSeF. Клиенту вне KSeF, например иностранному, Вы отправляете PDF, на котором должен быть QR-код с номером KSeF.
7. Подготовьте план Б. Без интернета можно выставить счёт-фактуру в режиме offline24 и отправить его в KSeF не позднее следующего рабочего дня. При сбое, объявленном министерством, у Вас есть 7 рабочих дней с момента его окончания. На офлайн-счёте-фактуре есть второй QR-код, для которого нужен сертификат KSeF. Заявку на него подают в Aplikacja Podatnika, так что сделайте это в декабре.

В декабре отправьте также короткое сообщение постоянным клиентам. Его можно скопировать:

Здравствуйте! С 1 января 2027 г. мы выставляем счета-фактуры в Национальной системе электронных счетов-фактур (KSeF). Вы найдёте их в KSeF, а по запросу мы также отправим PDF с QR-кодом. Просим проверить, актуальны ли у нас данные Вашей компании: [название, NIP, адрес]. Спасибо!

Сайт, форма и магазин: что исправить заодно

KSeF касается счетов-фактур, но данные для них часто собирает сайт. Стоит просмотреть несколько мест:

• Форма заказа или запроса: отдельное поле для NIP и полного названия компании, с простой проверкой длины NIP. Меньше опечаток — меньше корректировок.
• Интернет-магазин: счета-фактуры для компаний идут через KSeF, а чеки для частных клиентов остаются без изменений. Что проверить в плагине и как тестировать, я описываю в статье KSeF в интернет-магазине.
• Информация для клиентов: одна фраза в FAQ о том, что счета-фактуры для компаний Вы выставляете в KSeF, а PDF отправляете по запросу. Это избавит Вас от вопросов в январе.
• Ручное переписывание: если Вы переписываете заказы с сайта в программу для счетов-фактур, это хороший момент для автоматизации. Сравнение инструментов для таких процессов Вы найдёте в статье Make, Zapier или n8n, а готовую автоматизацию я могу построить в рамках автоматизации процессов.

Чего не делать

• Не откладывайте вход в систему на 31 декабря. Уведомление ZAW-FA и предоставление прав доступа занимают некоторое время, а в последние дни года этим будете заниматься не только Вы.
• Не выставляйте компании счёт-фактуру в текстовом редакторе, «потому что система не работает». Для таких ситуаций есть режим офлайн.
• Не тренируйтесь на настоящих данных клиентов. Пробный счёт-фактура в версии Demo не имеет юридических последствий, но компания с указанным в нём NIP может получить к нему доступ.
• Не рассчитывайте на отсутствие штрафов. Законопроект об отсрочке — это ещё не закон, а обязанность в любом случае остаётся.

Итог

С 1 января 2027 г. каждый счёт-фактура для компании создаётся в KSeF, даже в самом маленьком бизнесе. В ноябре посчитайте лимит и проверьте вход, а в декабре предоставьте права доступа и сделайте пробу в версии Demo. Для нескольких счетов-фактур в месяц достаточно бесплатных приложений Министерства финансов. Налоговые детали подтвердите у бухгалтера, а актуальные правила — в вопросах и ответах KSeF, потому что до конца года нормы ещё могут измениться.

Если счета-фактуры создаются из заказов на Вашем сайте или в магазине, напишите мне. Я свяжу форму или интернет-магазин с программой для счетов-фактур, чтобы данные попадали в KSeF без переписывания. Отвечаю в течение 24 часов, а новые клиенты получают скидку 20% на первый заказ.